会社を休むときの電話のマナー&タイミングは?理由別の例文も紹介!

体調不良や親せきの訃報(ふほう)などでどうしても会社を休む必要があるとき、「会社にどうやって電話をしたらいいの?」と頭を抱えてしまいますよね。自分が休むと仕事を周りの人に任せないといけないですし、後ろめたくなることもあると思います。

とはいえ、社会人であれば会社を休むときは必ず連絡をしなくてはならないもの。電話のマナーやタイミングを押さえて、会社を休むことへの罪悪感を減らしましょう。


目次

会社を休むときの電話、どんな風にすればいい?


どうしても会社を休まないといけないとき、どうやって会社に連絡をしようか、迷ってしまいますよね。休むこと自体に気が引けるし、「会社の人を怒らせたらどうしよう……」と不安になる方もいるのではないでしょうか。

しかし、会社を休むときに職場に連絡をすることは、社会人として当たり前のことです。どんなに気まずくても、必ず電話で連絡するようにしましょう。電話のマナーやタイミングを守れば、後ろめたい気持ちは軽減されるはずですよ。

会社を休むときの電話のマナーは?



会社に電話をするときはどんな内容でも緊張してしまうものですが、休むときの連絡は特に気を張ってしまうと思います。とはいえ、会社を休む連絡は社会人の必須事項。最低限のマナーを守って、丁寧でわかりやすい連絡をするようにしましょう。

基本的には電話で連絡をする


何事もメールやLINEなどのチャットツールで済ませがちな世の中ですが、会社を休むときの連絡は電話でするのがベストです。メールやチャットだと会社の人がすぐに見ない可能性がありますし、場合によっては無断欠勤だと思われてしまいかねません。

また、電話なら声の大きさやトーンから自分の状況を理解してもらえることもあります。今後の指示や相手からの質問にも迅速に対応できるので、結果的に連絡をスムーズに済ませられるのです。

電話は自分の直属の上司に


自分が会社を休むことは、直属の上司に伝えるようにしましょう。同僚や他の人に頼んで伝えてもらうことは失礼にあたるので、必ず自分で上司に電話をしてください。しかし、会社や職場のルールで休む場合の連絡先が固定されているなら、そちらを優先してくださいね。

また、電話したときに上司が不在だった場合は、上司に次ぐポジションの人に取り次いでもらい、「お休みをいただきたい」ことと、「後ほどかけ直す」ことを伝えます。そして、上司が出勤した時間を想定し、もう一度電話をかけ直して上司に伝えましょう。

会社を休むときの電話のタイミングは?



会社に電話するタイミングを間違えると会社に迷惑をかけてしまいますし、次に出社するときに気まずくなってしまうこともあります。休むと電話をする場合、相手のタイミングを読んで連絡するようにしましょう。

始業時刻の10~15分前がベスト


会社に電話をかけるなら、始業時間の10~15分前がベストタイミング。早すぎると誰も来ていなかったり、上司が電話に出られなかったりすることがあるからです。

始業時間の10~15分前なら、職場のほとんどの人が出勤していて電話が繋がりやすいですし、業務が始まる前なので相手の仕事の邪魔にもなりにくいです。それに始業前なら、上司が自分が休んだ分の仕事を調整しやすくなります。

早すぎると上司がまだいないかも?


会社を休むとき、「早く職場に伝えなきゃ!」という思いから早々に電話をしたくなってしまうと思います。しかし、あまりにも早い時間に電話をすると、上司はもちろん、同僚ですら出勤していないこともあるのです。

上司の出勤時間を知っている場合は、その時間を狙って電話するのもアリです。しかし、時間差勤務などで上司の出勤時間が遅い場合は、上記のように始業時間の10~15分前に別の人に電話をしましょう。

会社に電話をかけるときに考えるべきこと



「会社を休むのって、なんだか申し訳ないし、気が重い……」と悩んでいる方は多いと思います。だからといって、無理して出勤することにメリットはあるのでしょうか?休むことが後ろめたいなら、一度会社を休むことについて考えてみましょう。

誰でも会社を休むときはある


人間として生きている以上、突発的に体調を崩したり、アクシデントに見舞われたりすることがあります。どんなに健康で完璧な人でも、家族や親せきに何かあれば会社を休まざるをえません。自分に過失がなくても、事故に巻き込まれることだってあるのです。

つまり、会社を休む可能性は誰にだってあります。逆に無理して出勤する方が周りの迷惑になることもあるので、トラブルが起こった場合は後ろめたさを捨て、ゆっくり休むようにしましょう。

電話をしない方が怒られる


休むことを会社に電話しないと、大きなトラブルになってしまいます。会社の人に迷惑をかけるのはもちろん、「事故に巻き込まれたのではないか」と心配をかけてしまうこともあるのです。

人が無断欠勤したときの対応は、想像以上に大変です。あなたの仕事が分からず、業務が滞り、職場は大混乱!こうなると、出勤したときに怒られるのは当然ですし、最悪「非常識だ」と見限られることも……。こんなに大騒ぎになるくらいなら、電話した方がいいですよね。

1人抜けただけで回らない会社などない


どうしてもやらなきゃいけない仕事があると、余計に会社を休みにくくなりますよね。責任感が強い人ほど、「休んじゃダメだ」という意識を持っていることが多いでしょう。

しかし、ちょっと考えてみてください。1人のワーカーがたった数日抜けたくらいで回らなくなる会社ってありますか?いいえ、ありません。逆にいえば、あなたが抜けただけで回らなくなる会社は、会社としての基盤がおかしいのです。

あなたが休んでも、会社はちゃんと動いています。休むことに罪悪感を持たず、安心して休息をとったり、用事に向かってくださいね。

有給休暇は労働者の義務


働き方改革が推進されるなか、2019年4月から、年5日の有給休暇の取得が義務になりました。要するに、労働者であれば、有給休暇を取得することは何もおかしくありません。むしろ積極的に活用する必要があります。

有給休暇の使い方は、労働者の自由です。病欠はもちろん、冠婚葬祭やプライベートの充実のためにも使えます。つまり、有給休暇を使って休むことに罪悪感を抱く必要はないのです。

会社を休むときに電話で使える例文



さて、いざ会社に休むことを伝えようとしても、電話越しだと何から話せばいいか分からなくなっちゃう方もいるでしょう。そんな方に向けて、ここでは会社に休むことを伝えるための例文を紹介します。パニックになりそうな方は、ぜひ参考にしてくださいね。

体調不良で休むときの例文


あなた「お疲れ様です。○○(名前)です。申し訳ありませんが、今朝から体調が優れないので、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか?」
上司「そうですか。大丈夫ですか?無理せず休んでください」
あなた「ありがとうございます。後ほど病院へ行くので、診察が終わったら、明日の出勤について連絡します」
上司「分かりました」
あなた「もし急用があったらなるべく対応しますので、ご連絡をいただけますでしょうか」
上司「分かりました。ですが、今日はゆっくり休んでくださいね」
あなた「お気遣いありがとうございます。あと、本日の業務について●●さんに相談したいのですが、もしいらっしゃったら代わっていただけますでしょうか」

体調不良で休むときの連絡は、自分の状況・病院へ行くこと・明日は出勤できるか・会社からの電話に出られるかの4点は必ず伝えましょう。また、本日の業務についての引継ぎ連絡も忘れないようにしてくださいね。

家族の事情で休むときの例文


あなた「お疲れ様です。○○(名前)です。申し訳ありませんが、昨夜から子どもが熱を出していまして、病院へ連れていきたいので、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか?」
上司「それは心配ですね。どうぞ、休んでください」
あなた「ありがとうございます。診察が終わりましたら、明日の出勤についてご連絡します。また、本日の業務については●●さんに代理をお願いしています」
上司「分かりました」
あなた「もし急用がありましたら対応しますので、ご連絡をいただけますでしょうか」
上司「分かりました。お子さん、お大事にしてくださいね」
あなた「お気遣いありがとうございます」

子どもや配偶者、両親の体調が悪くなったときも、家族の症状を伝えたうえで、病院に連れていくことや看病に徹することを話しておきましょう。

また、前日から家族の体調が悪化しそうな様子がある場合は、もしかしたら休むかもしれないことを同僚に伝え、任せる可能性のある業務についての引継ぎをしておくといいでしょう。

突発的な事故で休むときの例文


あなた「お疲れ様です。○○(名前)です。出勤中に車と接触をしてしまいました。今から病院で検査を受けるのですが、もしかしたら本日は出勤が難しいかもしれません。申し訳ございませんが、お休みをいただいてもよろしいでしょうか?」
上司「大丈夫ですか?どうぞ、休んでください」
あなた「ありがとうございます。大きな怪我ではなさそうなので大丈夫だと思いますが、検査が終わり次第ご連絡します。明日の出勤についてもそのときにお話しさせていただければと思います」
上司「分かりました。何かこちらでやっておくことはありますか?」
あなた「お気遣いいただき、ありがとうございます。本日は急ぎの用事はございませんので、私が出勤し次第業務に取り掛かるようにします。状況が変わった場合は、恐れ入りますがご連絡をいただけますでしょうか」
上司「分かりました。何事もないといいですね。連絡を待っています」
あなた「ありがとうございます」

大きな事故に巻き込まれてしまったら、会社に電話をすることは難しいかもしれません。そんなときは落ち着いてからでもいいので、可能な限り早めに電話をするようにしましょう。

身内の不幸で休むときの例文


あなた「お疲れ様です。○○(名前)です。先日、祖母が亡くなりまして、葬儀に出るためお休みをいただきたいのですが、よろしいでしょうか?」
上司「それは残念でしたね。どうぞ、休んでください」
あなた「ありがとうございます。祖母の自宅は△△県なので、移動を考えると、本日から3日ほどお休みをいただくことになると思います。出勤したら忌引(きびき)休暇の申請をさせていただきますので、よろしくお願いいたします」
上司「分かりました」
あなた「不在の間の業務については、●●さんにお願いする予定です。詳細をまとめてメールで送らせていただきますので、ご確認をよろしくお願いします」
上司「分かりました。気をつけて行ってきてください」
あなた「ありがとうございます」

身内の不幸があった場合、誰に不幸があったのか・どのくらいの期間休むのかの2点は、分かり次第必ず伝えておきましょう。数日休む必要があるときは、その間の業務を代理の人だけでなく、上司にも伝えておくとより安心です。

会社を休むときに守るべきマナー



会社を休むときは、伝え方にもマナーがあります。マナーを守って休むことを丁寧に伝えれば、休むことに対する罪悪感を軽減できますよ。職場での印象を悪くしないためにも、最低限のマナーを守りましょう。

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